En journal er et system til registrering af oplysninger om ind- og udgående post og myndighedernes sager. Derfor skal man ofte bruge en journal for at finde frem til den relevante papirsag. De elektroniske journaler (e-journaler) kan bruges med programmet Sofia på Statens Arkivers læsesale. Statens Arkiver tilbyder i begrænset omfang at foretage enkeltopslag i en e-journal for dig, hvis formålet med opslaget er, at du ønsker at søge om adgang til at benytte selve sagen.
En journal er et system til registrering af oplysninger om ind- og udgående post samt interne dokumenter, der har betydning for sagsbehandlingen i de enkelte sager. Sagerne får i journalen entydige journalnumre. Man skal derfor bruge journalen for at finde frem til de relevante papirssager.
Mange myndigheder er dog efterhånden gået væk fra et gemme deres sager i en papirversion. De har i stedet fuldstændig elektronisk sagsbehandling. Journalsystemer der også indeholder elektroniske versioner af selve sagens dokumenter, kaldes ESDH-systemer.
Siden begyndelsen af 1990'erne har myndighederne i stigende grad registreret deres sager elektronisk. Selve sagerne findes dog stadig i papirform undtagen i de nyeste systemer, hvor også selve sagerne er elektroniske indscannede dokumenter.
Skal du derfor bestille en sag om et bestemt emne, må du først finde journalnummeret. I den elektroniske journal kan du fx søge på saggruppe, navn, emne og dato og på den måde finde den rigtige sag. Hvad du kan søge på, afhænger af, hvad myndigheden har registreret.
I Daisy kan du se om den journal, du skal bruge er elektronisk eller i papirform. Journalen er elektronisk, hvis den har et arkiveringsversionsnummer og er registreret som typen: "E-system, Journal".
Hvis du vil bruge en e-journal har du følgende muligheder:
Du kan benytte e-journaler med programmet Sofia på alle Statens Arkivers læsesale. På hver læsesal findes en pc med programmet installeret og vejledning i form af en brugermanual.
For at bruge journalen skal du først søge om adgang til at benytte den.
Statens Arkiver tilbyder i begrænset omfang at lave enkeltopslag i e-journaler, med henblik på at hjælpe dig med at identificere en konkret sag, så du enten kan bestille sagen eller søge om adgang til at se den. På den måde kan du spare tid, idet du undgår at søge om adgang til at se journalen. Servicen tilbydes kun for e-journaler, der er over 20 år gamle.
For at Statens Arkiver kan lave opslaget skal du oplyse:
Kan sagen findes i den pågældende journal, vil du modtage de oplysninger, du har brug for, så at du kan bestille sagen eller søge om adgang til at se den.
Det er ikke altid man præcist kan beskrive, hvilken sag, man er interesseret i. I sådanne tilfælde kan Statens Arkiver, imod betaling, foretage en arkivundersøgelse med henblik på at finde den sag, du skal bruge.
Fristen for, hvornår arkivalier bliver umiddelbart tilgængelige, bestemmes af Arkivloven. Du kan søge om dispensation fra fristerne.
Får du adgang til at benytte journalen, vil du modtage et brev med personligt brugernavn og password, som du kan bruge på pc'er på alle Statens Arkivers læsesale.
Vælger du at søge om adgang til at benytte en e-journal, skal du være opmærksom på to ting:
