Den version af e-arkivaliet, som du får stillet til rådighed er ikke den samme, som den myndigheden benyttede i sin tid. Men indhold og data er det samme.
For at danne dig et indtryk af, hvordan data er blevet til og er blevet brugt, kan du bruge den dokumentation om systemet, som følger med hvert e-arkivalie.
Alle e-arkivalier rummer dokumentation om systemet, dvs. beskrivelser af arkivaliet og de data, det indeholder.
I dokumentation om systemet kan du fx finde oplysninger om, hvordan myndighederne brugte systemet, til hvilke formål, og hvordan de registrerede data. Dermed kan dokumentationen bruges til at vurdere arkivaliet kildekritisk.
Dokumentation om systemet indeholder fx
For at se dokumentation om system skal du anvende programmet Sofia, der er et program udviklet af Statens Arkiver til benyttelse af e-arkivalier. Sofia kan benyttes på Statens Arkivers læsesale, hvor der er opstillet pc'er med programmet.
I Sofia kan du se dokumentation om systemet for de fleste e-arkivalier, både registre og journaler. På længere sigt vil al dokumentation om systemer blive tilgængelige gennem Sofia.
Der er forskellige frister for, hvornår den dokumentation om systemet bliver tilgængelig.
De dokumenter, der er skabt af Statens Arkiver, er umiddelbart tilgængelige.
De dele der er skabt af myndigheden skal være 20 år, før de er umiddelbart tilgængelige, og hvis de omhandler private forhold skal de være 75 år.
Fristen for, hvornår arkivalier bliver umiddelbart tilgængelige, bestemmes af Arkivloven. Du kan søge om dispensation fra fristerne.
