Da ideen til Daisy bleve undfanget i midten af 1990erne, eksisterede der ikke en fælles beskrivelsesmetode for arkivalier i Statens Arkiver. Dette medførte, at ensartede arkivalier kunne være registreret meget forskelligt, og at kvaliteten af registreringerne var meget varierende.
Da Statens Arkiver skulle implementere et fælles IT-system, hvori alle arkivalierne skulle registreres, måtte Statens Arkiver derfor udvikle en helt ny beskrivelsesmetode til arkivalier.
Kravene til metoden var, at den skulle muliggøre en ensartet og dækkende beskrivelse af alle typer af arkivalier, hvad enten der er tale om middelalderlige pergamenter, nyere papirbaserede journalsystemer eller moderne elektroniske arkivsystemer.
Metoden skulle kunne bruges til at beskrive arkivalier, hvad enten der var tale om et lille privatarkiv, et virksomhedsarkiv eller arkiver skabt af statslige myndigheder, det være sig et kirkesogn eller et departement. Endelig skulle metoden også kunne anvendes af alle enheder i Statens Arkiver, hvad enten det drejer sig Rigsarkivet, landsarkiverne eller Erhvervsarkivet i Århus.
I arbejdet med udviklingen af en ny beskrivelsesmetode, skulle man også udnytte de muligheder, der er ved at implementere den i en relationel database. Dette var både en udfordring og en fordel.
Udfordringen bestod dels i, at det stillede skærpede krav til beskrivelsesmetodens entydighed og logiske konsistens, dels at man skulle tænke i helt andre baner, end man var vant til i forhold til de traditionelle hierarkisk opbyggede papirregistraturer.
Fordelen derimod var netop, at en relationel database muliggjorde en mere dynamisk og flerdimensionel arkivaliebeskrivelse.
Helt overordnet indeholder beskrivelsesmetoden tre separate elementer (entiteter), som skal registreres adskilt, for siden at blive forbundet med hinanden:
/Daisy_beskrivelsesmetode1.jpg)
Disse tre elementer omhandler tre væsensforskellige fænomener, som alene af den grund ikke bør sammenblandes i beskrivelsen. Relationerne mellem disse tre elementer kan også være flertydig, hvorfor det er nødvendigt at kunne knytte arkiskaber, arkivalier og emne sammen på en fleksibel måde.
Eksempelvis kan en arkivskaber have skabt flere arkivalier, ligesom et arkivalie kan være skabt af flere arkivskabere. I papirregistraturer tog man sjældent hånd om dette problem.
Dette indebar i de tilfælde, hvor der var flere arkivskabere til nogen arkivalier, at man kun registrerede arkivalierne i tilknytning til én af disse arkivskabere. Herved blev arkivaliebeskrivelsen ufuldstændig, og brugernes muligheder for at fremfinde arkivalier blev begrænset eller besværliggjort unødigt.
Folder vi beskrivelsesmetoden lidt mere ud, så kan der udpeges fem centrale elementer eller niveauer i arkivaliebeskrivelsen:
/Daisy_beskrivelsesmetode2.jpg)
Arkivskaber er egentlig ikke en del af selve arkivaliebeskrivelsen, men er naturligvis en helt central oplysning.
Arkivskabere registreres som nævnt ovenfor separat i forhold til arkivalierne, men det er også værd at bemærke, at hver enkelt arkivskaber registreres separat. Hvis et departement eksempelvis er inddelt i to kontorer, registreres der tre arkivskabere: Selve departementet og de to kontorer. Disse tre arkivskabere kan dernæst forbindes med hinanden, således at den organisatoriske sammenhæng mellem arkivskaberne kan præsenteres i Daisy.
Vender vi blikket mod selve arkivaliebeskrivelsen er beskrivelsen inddelt i henholdsvis et logisk og et fysisk niveau, som hver især udgøres af to niveauer.
Sondringen mellem en logisk beskrivelse og en fysisk beskrivelse af arkivalierne er uomgængelig, hvis man på den ene side ønsker at beskrive arkivaliernes nuværende fysiske orden og på den anden side ønsker at beskrive arkivaliernes oprindelige indre orden korrekt.
Arkivaliernes oprindelige indre orden eller rettere den registreringssystematik, som blev anvendt af arkivskaberen, da denne skabte arkivalier, er vigtig at fastholde af flere grunde. Dette selvom arkivalierne rent fysisk ikke længere er henlagt i lige netop denne orden.
For det første tilkommer det ikke Statens Arkiver at forholde brugerne af arkivalierne oplysninger om den oprindelige indre orden i en arkivserie, da denne oprindelige indre orden i sig selv fortæller en historie om arkivaliernes tilblivelse. For det andet kan der forefindes arkivserier, der på grundlag af den oprindelige registreringssystematik, henviser til hinanden.
Der kan være mange grunde til at arkivaliernes nuværende fysiske orden (henlæggelsesrækkefølge) ikke følger arkivaliernes oprindelige indre orden. Arkivskaberen selv eller Statens Arkiver kan have omordnet arkivalierne. Nogen sager kan være udtaget af den journalsagsrække de oprindelig indgik i, fordi der var tale om principsager, eller fordi sagerne omhandlede særlige emner, eller arkivalierne kan være afleveret til Statens Arkiver i flere omgange.
Det er derfor af afgørende betydning både at fastholde informationer om arkivaliernes oprindelige indre orden og arkivaliernes nuværende fysiske orden, hvis arkivaliebeskrivelsen både på den ene side skal være korrekt, og på den anden side muliggøre fysisk fremfinding af arkivalierne.
Arkivserie er en logisk sammenhængende gruppe af arkivalier. En arkivserie kan både være meget lille, f.eks. et register bagerst i en regnskabsprotokol, eller meget stor, f.eks. 30 meter journalsager. Den logiske sammenhæng mellem journalsagerne består i, at hver sag er tildelt et bestemt journalnummer af samme format. Journalnummeret på alle sagerne i arkivserien kan f.eks. udgøres af et år og et løbenummer (1917-1)
Arkiveringsversion er i virkeligheden kun relevant for beskrivelsen af et elektronisk arkivsystem. Når elektroniske arkivsystemer afleveres til Statens Arkiver, er det i virkeligheden ikke systemet der afleveres, men derimod en version af data udtrukket af systemet på et givet tidspunkt. Nogen gange afleveres der derfor flere versioner af data fra det samme elektroniske arkivsystem dækkende forskellige perioder og indeholdende forskellige data.
Eksemplar er en fysisk udgave af en arkivserie/arkiveringsversion. Arkivalier er ikke altid unika, og der kan eksistere flere eksemplarer af en arkivserie. Eksempelvis kan der være tale om en original kirkebog på papir, samt en eller flere kopier af kirkebogen på mikrofilm, microfich mv.
Fysisk enhed er en arkivpakke, et microfichkort en DVD m.v., dvs. den container som rent fysisk indeholder selve arkivalierne.
En fysisk enhed kan indeholde en eller flere arkivserier, hvis arkivserierne ikke er særlige store, men en arkivserie kan også være af et sådan omfang at den er indeholdt i mange fysiske enheder.
En fysisk enhed kan også indeholde dele af flere forskellige arkivserier. Det sidstnævnte gør sig blandt andet gældende, hvis der bagerst i hver journalprotokol, i en række journalprotokoller, der tilsammen udgør en arkivserie, er et alfabetisk navneregister.
Selvom navneregistret rent fysisk befinder sig i de samme protokoller som journalen, er navneregistreret logisk nemlig at opfatte som en separat arkivserie. I journalen er de enkelte indførsler betegnet med et journalnummer, mens indførsler i navneregistret er betegnet med et navn.
Registreringssystematikken er med andre ord væsensforskellig i journalen og i navneregistret.
Indholdet i hver fysisk enhed beskrives ved at registrere første og sidste element i den fysiske enhed. Hvis en fysisk enhed for eksempel indeholder ti journalsager, hvor den første journalsag har journalnummer 1917-1 og den sidste journalsag har journalnummer 1917-10, beskrives indholdet i den fysiske enhed ved at registrere disse to journalnumre.
Indholdsangivelsen registreres ikke som en enkel simpel tekststreng. For det første skelnes der mellem den første og den sidste sag, som registreres separat. For det andet sker registreringen af henholdsvis den første og den sidste sag i særlig formaterede felter.
Journalnummeret 1917-1 har formatet År (1917) og Løbenummer (1). Selvom indhold i fysiske enheder kun beskrives i intervaller (f.eks. 1917-1 til 1917-10), gør denne formatering det muligt at beregne, at en journalsag med journalnummeret 1917-8 må befinde sig i den fysiske enhed som indeholder fra 1917-1 til 1917-10.
Kendetegnende for mange arkivserier er, at de henviser til hinanden, og at det faktisk kun er muligt at finde netop de arkivalier, man søger, hvis man kender og forstår disse sammenhænge mellem forskellige arkivserier. Når arkivserier henviser til hinanden, siger vi, at de indgår i et adresseringsnetværk.
Et enkelt eksempel kan måske tjene til at illustrere dette:
Eksempler på søgemidler kan være:
I et arkivsystem som dette er der med andre ord alternative muligheder for at finde den sag, man søger, hvis man ikke kender journalnummeret på forhånd:
Når forskellige arkivserier henviser systematisk til hinanden, indgår disse arkivserier i et adresseringsnetværk, og disse henvisninger beskrives i systematisk og struktureret form for hver arkivserie. Dette for at kunne præsentere brugerne for adresseringsnetværk, og dermed understøtte brugerne i deres søgning efter specifikke arkivalier.
Denne systematiske beskrivelse af sammenhænge mellem forskellige arkivserier hviler på en strukturel beskrivelse af arkivaliernes oprindelige indre orden og er i øvrigt et eget selvstændigt dansk bidrag til arkivistikken og som sådan betragtet en radikal nyskabelse også i international sammenhæng.
