Else Hansen, arkivar, seniorforsker, ph.d.
Elektroniske registre i centraladministrationen er udviklet og brugt for at realisere skiftende forvaltningspolitiske målsætninger.
De første elektroniske registre blev i 1960erne brugt til at danne mere avanceret statistik, end man tidligere havde kendt.
I 1970erne blev også udvikling af prognoser på flere samfundsområder vigtige funktioner for de elektroniske registre.
Siden 1980erne er mål- og rammestyring blevet udviklet, og også her har de elektroniske registre fået deres rolle som opsamler og formidler af data om de enkelte myndigheders resultater og "produktion".
Sideløbende er de elektroniske registre blevet anvendt til enkeltopslag, ligesom papirregistrene blev det.
Et forskningsprojekt i Statens Arkiver har undersøgt overgangen fra papirregistre til elektroniske registre. Undersøgelsen er centreret om fire casestudies, nemlig:
På disse områder er der sket registreringer, også længe før elektronisk registrering blev mulig.
Studenterregistrering ved Københavns Universitet er et eksempel på, at registrering af de samme grunddata har ændret sig med tiden. Studenterne ved Københavns Universitet er altid blevet registreret ved immatrikulation, først i immatrikulationsprotokoller og fra 1941 i et kortkartotek. Det blev i 1964 afløst af et elektronisk register, fordi Undervisningsministeriet ønskede mere pålidelig studenterstatistik til dokumentation af universiteternes stigende studentertal.
I 1970erne blev dette register omlagt for at imødekomme nye krav i forbindelse med indføring af en ny budgetmodel. Med den blev det afgørende for universitetets økonomi, hvor mange studietrinstilvækster (gennemførte eksamener og årsværk), der kunne registreres. Registret blev derfor tilført nye data - og nye begreber blev anvendt til at forstå disse. Universitetets økonomi blev afhængig af "produktiviteten". Dermed fik elektronisk studenterregistrering en afgørende ny rolle.
Udlændingeregistret er et eksempel på, at flere myndigheder benytter det samme register. Papirregistret fungerede tilfredsstillende, da administrationen af udlændinge blev varetaget af Rigspolitiet alene, mens det elektroniske register fra sin start i 1993 blev designet som et fællessystem for flere myndigheder: Direktoratet for Udlændinge, Flygtningenævnet, Rigspolitiet og udlændingeadministrationens ressortministerium. Det var et meget fleksibelt system, der lettede udflytningen af visse opgaver i udlændingeadministrationen til statsamterne og kommunerne, idet der blot skulle etableres terminaladgang til Udlændingeregistret.
Centraladministrationens elektroniske registre repræsenterer såvel kontinuitet som brud i det offentliges registerhistorie. Det er udtryk for kontinuitet, når de elektroniske registre indeholder data om de samme emner som de papirbaserede registre, og når de føres af de samme myndigheder, som havde ansvaret for de papirbaserede registre. Gamle idéer om landsdækkende registre kunne realiseres med elektroniske registre.
I et lidt længere perspektiv ses dog også væsentlige brud mellem papirbaserede og elektroniske registre. De elektroniske registre gav nemlig mulighed for at skabe ny viden på flere måder: optagelse af oplysninger om flere forhold i registret, etablering af nye begreber, som beskriver registrets individer med nye facetter og viderebehandling af registrets oplysninger. Det vil være afgørende for kommende arkivbrugeres anvendelse af de elektroniske registre, at disse veje til ny viden er omhyggeligt dokumenteret.
På den organisatoriske side var det væsentligste brud med papirregistrene et stærkt forøget samarbejde mellem flere myndigheder om inddatering i og brug af elektroniske registre. Samtidig gav den nye teknologi mulighed for, at myndighederne kunne udveksle og samkøre oplysninger fra flere registre. Forskellige myndigheder kunne få indflydelse på det enkelte registers opbygning og brug på forskellig vis.
Arkiverne må derfor overveje, om det fortsat er tilstrækkeligt at beskrive det enkelte register gennem sin tilknytning til de enkelte myndigheder, eller om registrets emne og funktion også skal registreres, og om det skal registreres, hvilken rolle den enkelte myndighed har haft over for registret.
Ændringer i registrenes opbygning og funktion er sket gradvist over flere årtier, hjulpet på vej af den nye teknik, men nødvendiggjort af nye politiske signaler. Registrenes funktion og indhold blev nemlig bestemt af forvaltningens krav, ikke af de tekniske forhold.
Det vil være en overdrivelse at hævde, at de elektroniske registre har været årsag til udviklingen af nye forvaltningsmæssige politikker. Forskydninger i forvaltningspolitikken er langt bredere forankret og har sammenhæng med ændringer i økonomiske og velfærdsmæssige vilkår. Derimod må det konkluderes, at de elektroniske registre har vist sig at være så fleksibelt et værktøj, at de kunne understøtte forvaltningspolitikken ad de veje, den har taget.
Med de elektroniske registre kunne der genereres ny viden af et omfang og med en hastighed, som man ikke tidligere havde kendt, men det skete på baggrund af gamle registertraditioner og ‑ønsker.
Se artikel i Nordisk Arkivnyt 2006, 2, side 81-82.
