Arkivmæssige hensyn i it-systemer

ESDH-systemer og elektroniske journaler til registrering af dokumenter og sager skal godkendes af Statens Arkiver før de tages i brug for at sikre, at arkivmæssige hensyn kan varetages, og at der kan afleveres en arkiveringsversion af systemet.

Det er derfor vigtigt, at myndighederne i den daglige drift af disse typer af systemer anvender de godkendte instrukser mv. stringent.

Kvalitetskontrol af registreringerne og henlæggelsen af dokumenter bør foretages jævnligt. 

For alle typer af it-systemer gælder, at:

• Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  
  
• Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lignende.
  
  
• Arkivalier der er lagret på elektroniske medier, skal bevares således, at de kan afleveres til Statens Arkiver.

Lovgivning 

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

Arkivloven

Arkivbekendtgørelsen

Vejledning

I arkivhåndbogens kapitel 4 kan du læse mere om daglige drift i elektroniske arkivsystemer (it-systemer).

Arkivhåndbogens kapitel 4