Anmeldelse af elektroniske registre (fagsystem uden dokumenter) 

Elektroniske registre/fagsystemer uden dokumenter skal anmeldes til Statens Arkiver senst 2 uger, inden de tages i brug.

Formålet med anmeldelsen er, at Statens Arkiver kan vurdere systemernes bevaringsværdi for eftertiden, dvs. om der skal afleveres en arkiveringsversion (kopi) af systemerne eller ej.

Med elektroniske registre/fagsystemer uden dokumenter menes alle it-systemer, som anvendes til opsamling og arkivering af oplysninger, som fremkommer i forbindelse med myndighedernes virksomhed.

ESDH-systemer, elektroniske journaler og fagsystemer med dokumenter er omfattet af særlige regler, da de skal godkendes af Statens Arkiver inden ibrugtagning.

 

Sådan anmelder du et elektronisk register (fagsystem uden dokumenter):

1. Udfyld og indsend anmeldelsesblanketten senest 2 uger før ibrugtagning af registret/databasen.
   
2. 
   
3. Senest 6 måneder efter anmeldelsen vil du modtage en bevarings- og kassationsbestemmelse fra Statens Arkiver, som fastsætter om der skal afleveres en kopi af data fra registret/databasen eller om data kan kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retsligt brug for dem.

Læs mere om hvorfor, hvornår og hvordan registre/fagsystemer uden dokumenter skal anmeldes:

Arkivhåndbogen kapitel 4: Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering (s. 60)

Lovgivning

Cirkulæret fatssætter bestemmelserne for anmeldelse af statslige myndigheders elektroniske registre/fagsystemer uden dokumenter:

Cirkulære nr. 23 af 8. marts 2002 om anmeldelse af statslige myndigheders elektroniske registre (fagsystemer uden dokumenter)

Vejledning  

Vejledning til cirkulære om anmeldelse af elektroniske registre (fagsystemer uden dokumenter)

 Anmeldelsesblanket 

Anmeld elektronisk register