Statsinstitutioner, der ønsker at anvende statskendetegnene, rigsvåben og krone, fx på et skilt eller i et logo skal rette henvendelse til Rigsarkivet, der giver vejledning om den korrekte gengivelse.
Der er således tale om en obligatorisk vejledning med hensyn til anvendelse af disse symboler.
Hvis en statsinstitution ønsker at anvende en udformning af våben eller krone, der adskiller sig fra de allerede anerkendte, skal forslaget drøftes nærmere med Rigsarkivet. I sådanne tilfælde er det praktisk, at der søges vejledning fra Rigsarkivet, før aftale indgås med tegneren.
Såfremt Rigsarkivet finder en påtænkt anvendelse i strid med de heraldiske principper for udformning, farvelægning og placering, og der ikke kan opnås enighed med den pågældende institution, foretages der indberetning om sagen til Kulturministeriet.
Statens Arkivers opgave med sagsbehandling af rigsvåbenet og kronens brug i våbener, segl og emblemer (logoer mv) er fastsat i arkivlovens § 5.
Tegninger, som er velegnede til reproduktion af rigsvåbenet og kongekronen, kan rekvireres i Rigsarkivet.
