Læs højt		Tip en ven
Print		Aktiver ordbog

Aflevering af data fra elektroniske arkivsystemer (IT-systemer)

Data fra elektroniske arkivsystemer, som Statens Arkiver har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) ca. en gang hvert 5. år.

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om aflevering af bevaringsærdige data fra elektroniske arkivsystemer.

Der er for hvert ministerieområde indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse for hvert ministerieområde. Se cirkulæreskrivelserne her

Hvordan forløber en afleveringssag 

1. Statens Arkiver starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden.
   
   
2. Der holdes et møde mellem Statens Arkiver og myndigheden, hvor det konkrete indhold af arkiveringsversionen aftales og der drøftes en tidsplan.
   
   
3. Statens Arkiver udsteder på baggrund af aftalerne en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet
   
   
4. Myndigheden eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om aflevering af bevaringsærdige data fra elektroniske arkivsystemer.
   
   
5. Myndigheden eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Statens Arkivers testværktøj, TEA. Formålet er, at teste om bestemmelserne i bekendtgørelse 342 og afleveringsbestemmelsen er overholdt.  
   
   
6. Myndigheden afleverer arkiveringsversionen til Statens Arkiver
   
   
7. Statens Arkiver tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt

Læs mere om hvad aflevering af et elektronisk arkivsystem indebærer i Arkivhåndbogens kapitel 4, som indeholder en generel introduktion til emnet:

Arkivhåndbogen kapitel 4: Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering

Lovgivning

Afleveringsbekendtgørelsen fastsætter i hvilke formater, struktur mv. data skal arkiveres:

Bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer

Bemærk at kravene til afleveringsmedier ved aflevering til Statens Arkiver er lempet i forhold til bekendtgørelsens bilag 5, så der kun skal afleveres et sæt CD-R´ere, og det er også muligt at aflevere på flytbar USB-harddisk.

Bekendtgørelse nr. 302 af 16. april 2009 om aflevering af lyd og video 

Bekendtgørelsen fastsætter, at lyd og video i analog form skal digitaliseres inden aflevering til Statens Arkiver

Vejledninger og eksempel på arkiveringsversion

Der er fire forskellige vejledninger til bekendtgørelsen om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer samt et eksempel på en arkiveringsversion af en e-journal:

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer

I vejledningen uddybes og præciseres bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt

Vejledning til aflevering af dokumenter fra ESDH-systemer

Vejledningen beskriver hvordan dokumenter fra ESDH-systemer skal håndteres i forbindelse med konvertering til arkiveringsformatet.

Vejledning om produktion af arkiveringsversioner

Vejledningen giver detaljerede anvisninger på hvordan man producerer en arkiveringsversion.

Vejledning til aflevering på flytbar USB-harddisk til Statens Arkiver

Vejledningen giver anvisninger på hvordan du afleverer en arkiveringsversion på USB-harddisk.

Se og download et eksempel på en arkiveringsversion af en e-journal

Tea3 og hjælpeprogrammer til produktion af arkiveringsversioner

Statens Arkiver har udviklet en række programmer, som kan bruges ved produktion og test af en arkiveringsversion

Læs mere om programmerne og dorwnload her

Revision af afleveringskrav

Formater, datastrukturer mv. ændrer sig over tid, og det er derfor nødvendigt, at Statens Arkiver holder sig ajour med udviklingen og med jævne mellemrum reviderer sin krav til aflevering af elektroniske arkivsystemer. Kravene er pt. under revision og ny bekendtgørelse forventes at træde i kraft i 2010.

Læs mere om kravsrevisionsprojektet her