Arkivmæssige hensyn i et papirarkiv

Kommunale myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn i forbindelse med den daglige drift af papirarkiver.

Varetagelse af arkivmæssige forhold betyder, at myndighederne skal sørge for, at følgende forhold er i orden:

• Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lignende. Det betyder, at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer.
  
  
• Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  
  
• Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig.

Lovgivning

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §§1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

Statens Arkiver skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt over for Statens Arkiver i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

Vejledninger

Statens Arkiver har følgende vejledninger om varetagelse af arkivmæssige hensyn:

Vejledning om opbevaring af papirarkivalier

Vejledning om tekniske krav til materialekvaliteter

Blanket til fortegnelse over arkivalier i NN-kommunes varetægt

Hvis en kommune/region vælger at aflevere papirarkivalier til Statens Arkiver, skal følgende krav til arkivæsker følges:

Statens Arkivers anvisning om materialekvaliteter. Arkivæsker

Bilag til ovenstående anvisning: Kravspecifikation til arkivæsker. Rigsarkivets model