Aflevering af papirarkivalier
Kommunale og regionale myndigheder kan vælge at aflevere papirarkivalier til Statens Arkiver mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger.
Ved afleveringen overtager Statens Arkiver ansvaret for den fremtidige bevaring af arkivalierne og for at stille dem til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligere udgifter til at opfylde deres forpligtelse på området.
Hvordan forløber en afleveringssag
-
Kommunen udfylder blanketten Aflevering af papirarkivalier til Statens Arkiver, som angiver, at kommunen er indforstået med Statens Arkivers opkrævning af vederlag for opgaven. Blanketten kan sendes elektronisk eller printes ud og sendes med almindelig post.
-
Statens Arkiver sender en kvittering for kommunens ønske om aflevering til kommunens hovedpostkasse.
-
Statens Arkiver kontakter kommunen for at indgå aftale om omfanget af afleveringen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde.
-
På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Statens Arkiver udarbejder en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i afleveringen, og præciserer vilkårene for aflevering.
-
Sammen med afleveringsbestemmelsen sender Statens Arkiver anvisninger om kommunens udførelse af det afleveringsforberedende arbejde, herunder on-line indtastning af oplysninger om arkivalierne i Daisy, Dansk arkivalierinformationssystem.
-
Når arkivalierne er ordnet, pakket og fortegnet i Daisy i overensstemmelse med anvisningerne, godkender Statens Arkiver det afleveringsforberedende arbejde, - eventuelt efter udbedring af fejl og mangler.
-
De klargjorte arkivalier afleveres i Statens Arkivers magasin, hvor der foretages en kontrol Statens Arkiver kvitterer for modtagelsen af arkivalierne og hermed også ansvaret for dem. Kommunen modtager en opkrævning på det beregnede vederlag.
Vilkår for aflevering
Betalingsvilkår for sagsbehandling og opbevaring af kommunale fremgår af:
Blanket om aflevering
Hvis I ønsker at aflevere papirarkivalier til Statens Arkiver, skal I udfylde blanketten Aflevering af papirarkivalier til Statens Arkiver.
Lovgivning
Vælger en kommunal myndighed at aflevere sine arkivalier til Statens Arkiver, skal afleveringen overholde:
Statens Arkiver stiller følgende krav til materialekvaliteten af arkivæsker, som anvendes ved aflevering:
Vejledning i pakning
