Aflevering af arkiveringsversioner af it-systemer til Statens Arkiver

Kommunale og regionale myndigheder kan aflevere arkiveringsversioner af bevaringsværdige it-systemer til Statens Arkiver mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger.

Ved afleveringen overtager Statens Arkiver ansvaret for den fremtidige opbevaring af arkiveringsversionerne og for at stille dem til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forsknings formål. Kommuner og regioner skal derfor ikke kalkulere med yderligre udgifter til at opfylde deres forpligtelser på området.  

Hvordan forløber en afleveringssag

1. Kommunen udfylder blanketten "aflevering af arkiveringsversioner af it-system " til Statens Arkiver, som angiver, at kommunen/regionen er indforstået med Statens Arkivers opkrævning af vederlag for opgaven. Blanketten kan sendes elektronisk eller printes ud og sendes med almindelig post.
   
   
2. Statens Arkiver sender en kvittering for kommunens ønske om aflevering til kommunens/regionens hovedpostkasse.
   
   
3. Statens Arkiver kontakter kommunen/regionen for at indgå aftale om indholdet i arkiveringsversionen. Dette kan enten ske telefonisk eller ved et afleveringsmøde. Det er ofte hensigtsmæssigt, at kommunens leverandør deltager, når der skal træffes aftale om dataudtrækket, dokumentation mv..
   
   
4. På baggrund af de aftaler som indgås, udarbejder Statens Arkiver udarbejder en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet
   
   
5. Kommunen/regionen eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og  bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner
   
6. Kommunen/regionen eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Statens Arkivers testværktøj, Ada. Formålet er, at teste om bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007 og afleveringsbestemmelsen er overholdt.
   

7. Kommunen/regionen afleverer arkiveringsversionen til Statens Arkiver. Arkiveringsversionen skal sendes anbefalet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse:
   
   Rigsarkivet,
   Diark, Testværkstedet,
   Rigsdagsgården 9,
   1218 København K
   
   Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention. Denne følgeseddel skal vedlægges afleveringen i udfyldt form:
   Følgeseddel til arkiveringsversioner (worddokument)

8. Statens Arkiver tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt.

Vejledning 

Læs mere om aflevering af arkiveringsversioner af kommunale/regionale it-systemer til Statens Arkiver i:

Vejledning om aflevering af kommuner og regioners digitale data og dokumenter

Vilkår for aflevering af arkiveringsversioner af kommunale og regionale it-systemer  

Læs mere om betalingsvilkår for sagsbehandling og opbevaring af kommunale/regionale arkivalier i:

Servicedeklaration for aflevering af kommunale arkivalier til Statens Arkiver

Blanket om aflevering til Statens Arkiver

Blanket om aflevering af arkiveringsversioner til Statens Akiver