Data fra it-systemer, som Statens Arkiver har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til offentligt arkiv ca. en gang hvert 5. år.
Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.
Bekendtgørelse om arkiveringsversioner fastsætter hvilke formater, struktur mv. data og dokumentationen af samme skal arkiveres i:
Vejledningen uddyber og eksemplificerer bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt.
Vejledning til aflevering af dokumenter til Statens Arkiver. Vejledningen beskriver hvordan afleveringen af dokumenter fra it-systemer håndteres. Vejledningen er baseret på bekendtgørelse 1007, men kommer også med gode råd om håndtering af dokumentarkivet samt beskrivelse af hvilke filer, som altid må kasseres. Bemærk vejledningen gælder alene ved aflevering til Statens Arkiver.
Eksemplet viser hvordan et simpelt it-system med dokumenter vil se ud i en arkiveringsversion, som følger bekendtgørelse 1007. Eksemplet er pakket i en zip-fil og har arkiveringsID: AVID.SA.18000
Alle arkiveringsversioner er identificeret med et arkiveringsversionsID som uddeles af Statens Arkiver. Offentlige arkiver kan få udleveret et eller flere numre ved henvendelse til Statens Arkiver
I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen. Der er udarbejdet programmer til produktion af disse filer:
I arkivbeskrivelsesfilen indgår en opmærkning af koder fra Den FællesOffentlig ReferenceMode (FORM). Læs mere om FORM og find koder på modellens hjemmeside:
I arkiveringsversionen skal der indgå xml-skemaer til validering af indexfilerne.
I arkiveringsversioner med geodata (gml), skal der indgå nogle særlige skemaer, en ekstra tabel mv.. Dette materiale er pakket i en samlet zipfil, hvor der også indgår en vejledning til placering af materialet i arkiveringsversionen.
Ada, Statens Arkivers testprogram, kan anvendes til test af arkiveringsversionen inden den afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.
