Efter et stykke tid på arkivet, vil du sikkert helst selv kunne løse gåden om "Hvor skal jeg kigge, for at finde noget om...?". Derfor må du lære, hvordan arkiverne er opbygget. Arkivalier er nemlig ordnet efter den person eller myndighed, der i sin tid har skabt dem, - ikke efter emner, historiske perioder eller personer.
Du har et spørgsmål om en person, et emne eller et sted. - Men hvilke arkivalier skal du bestille, for at finde et svar?
Nøglen til svaret ligger altid i, at du skal overveje hvilken arkivskaber, der har haft med emnet eller sagen at gøre.
Dette er nødvendigt, fordi arkiverne er ordnet efter det såkaldte proveniensprincip. Den myndighed, private person, institution eller virksomhed, der har skabt et arkiv kaldes en arkivskaber.
Eksempel: En arkivskaber kan være Højesteret, Skov- og Naturstyrelsen, Viborg Landsting, Middelfart Sygehus, Ritt Bjerregaard, Dansk Røde Kors, Agerskov Andelsmejeri og El-værk, Baroniet Løvenborg Gods eller Nakskov Silopakhus A/S. Alle har de skabt arkivalier, som er afleveret til Statens Arkiver.
Den myndighed, der har haft med dit emne at gøre, kan være blevet skiftet ud gennem historien. Opgaver flyttes nemlig rundt mellem myndighederne. Der kommer nye myndigheder til og regler og love ændrer sig.
For at finde den rigtige arkivskaber, kan du bruge en række håndbøger eller hjælpemidler, der står opstillet på læsesalene, fx
I søgningen efter det rigtige materiale er det også nyttigt at vide noget om journalisering og myndighedernes egen arkivorden, der som oftest er opretholdt efter at arkivalierne er afleveret til Statens Arkiver.
Statens Arkiver har udgivet en række bøger der handler om de enkelte arkivers samlinger og de hjælpemidler der findes. Disse såkaldte guider eller arkivoversigter beskriver institutionens ansvarsområde, organisation, historik og giver en kortfattet fortegnelse over arkivindholdet.
Nogle af guiderne kan du finde på internettet. De andre guider kan du finde på det relevante arkivs læsesal - eller på dit bibliotek.
Man kan søge online i Statens Arkivers samlinger i arkivdatabasen Daisy.
I Daisy kan du finde alle arkivskabere, der har afleveret arkivalier. Ved mange arkivskabere kan man også se en kort beskrivelse af deres virke og historie.
Under hver arkivskaber kan du se en række arkivserier. Dette er de grupper af arkivalier, som der er bevaret fra arkivskaberen.
Det er endnu ikke muligt at søge på emner i Daisy. Du skal derfor vide, hvilken arkivskaber eller arkivserie du søger efter. Undervejs i din søgning kan du få hjælp, tips og god råd.
Arkivdatabasen Daisy kan også bruges til at bestille arkivalier med.
Ikke alle arkivalier er umiddelbart tilgængelige for offentligheden. Det gælder fx dokumenter, der rummer personfølsomme oplysninger. Disse er utilgængelige i 75 år.
Man kan søge om adgang til at se dokumenterne. Ansøgningerne bliver behandlet efter princippet om størst mulig åbenhed. Hvis man får adgang til materialet, skriver man under på en række vilkår, fx. at man ikke vil videregive oplysninger uden at anonymisere dem.
/ordbogen.jpg)
Mærkeligt ord? Aktiver ordbogen øverst på siden. De ord, der findes i ordbogen, vil blive markeret og forklaringen kan du se øverst til højre.