Når en af Statens Arkivers afdelinger får tilbudt et privatarkiv, skal den først afgøre, om det tilbudte arkiv er bevaringsværdigt. I den forbindelse kan det komme på tale, at en medarbejder tager ud og ser på privatarkivet.
Hvis det viser sig, at det er bevaringsværdigt, skal der dernæst træffes en afleveringsaftale med den person, virksomhed, institution osv., der ønsker at aflevere arkivet. En sådan aftale vil typisk omfatte bestemmelser for adgang til arkivet og kassation i det. Kassationsbestemmelser kommer ikke altid på tale, men ofte vil der blive truffet aftale om, at kun bestemte dele af arkivet afleveres, eller at Statens Arkiver får mulighed for at kassere ikke bevaringsværdige dele.
Adgangsbestemmelserne kan enten følge arkivloven, der gør arkivalier tilgængelige, når de er 20 år gamle, dog sådan at personfølsomt materiale først er tilgængeligt efter 75 år, eller der kan aftales andre adgangsregler, evt. for dele af materialet. De kan f.eks. bestå i en bestemmelse om, at der kun er adgang til arkivalierne efter skriftlig tilladelse fra den, der har afleveret arkivet.
