Dansk Data Arkiv modtager datasæt, der kan være indsamlet med et unikt formål for øje, eller som kan være udtræk af eksisterende offentlige eller private registre.
Tværsnitsstudier er undersøgelser, der inden for en given tidsperiode indhenter data om befolkningen vha. spørgeskemaer el. lign. henvendt til en repræsentativ stikprøve eller til en totalpopulation.
Registerudtræk, der dannes ved samkørsel af offentlige og/eller private registre typisk med cpr.nr. som den variabel, der binder sammen (nøglevariabel).
Undersøgelser, der kombinerer indhentning af nye oplysninger vha. spørgeskemaer el. lign. med registeroplysninger.
Undersøgelser, der anvender informationer opsamlet på personniveau i en database uden grænser i tid, eksempelvis de kliniske databaser, der er oprettet rundt omkring på sygehusafdelingerne.
Undersøgelser, der anvender informationer om en afgrænset befolkningskohorte indhentet med bestemte intervaller. For kohorter, der udbygges løbende, er det nødvendigt at foretage nye arkiveringer med mellemrum.
DDA modtager gerne data indsamlet udenfor Danmark.
Det kan i særlige tilfælde være overflødigt at aflevere et datasæt til arkivering, fordi DDA allerede har modtaget det pågældende datasæt.
Oprensning af data, der tidligere er afleveret til arkivering, kan medføre behov for re-arkivering af det pågældende datasæt.
DDA anbefaler, at datasættet afleveres på det tidspunkt, hvor det ligger klar til analyse hos forskeren. I forbindelse med aflevering aftales det, hvornår andre forskere og studerende kan gives adgang til at anvende data til nye analyser.
Det er naturligvis også muligt at aflevere datasættet senere i forskningsprocessen.
For store datasæt, hvortil der løbende indhentes nye data, vil det være relevant at fortage re-arkivering med bestemte tidsintervaller.
Forskeren, der er ansvarlig over for forskningsrådet og/eller Datatilsynet og/eller initiativtager til et studie er ansvarlig for aflevering til DDA. Opgaven kan evt. overgives til en kollega.
DDA bør vide besked med, hvem der ansvarlig for aflevering til DDA i persongruppen omkring et forskningsprojekt.