Die Lesesäle der Staatlichen Archive sind für die Öffentlichkeit offen. Der Zugang zur Benutzung von Archivalien ist frei.
Im Archiv müssen Sie selber Ihre Forschung durchführen und werden hoffentlich die von Ihnen gesuchten Informationen finden. Die Angestellten können Ihnen mit Rat und Tat beistehen oder können Ihnen behilflich sein, schwierige Worte und Passagen in den Akten zu deuten. Der Hauptbestandteil des Archivmaterials ist handgeschrieben, und vor 1875 überwiegend in Fraktur. Die meisten Archivalien sind dänischsprachig, aber einige sind in der deutschen Sprache geschrieben.
Um die Archive nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie dänisch lesen und verstehen können. Wie gut Ihre Dänischkenntnisse sein müssen, hängt von den von Ihnen gewünschten Informationen und Archivalien ab. Wenn Sie nach Ihren Vorfahren in z.B. den Kirchenbüchern und Volkszählungen suchen möchten, dann müssen Sie wenigstens etwas von dänischen Namen und den meist benutzten dänischen Wörtern der Ahnenforschung wissen. Grössere Forschungsprojekte erfordern aber erhebliche Dänischkenntnisse.
Es ist eine gute Idee, einen Besuch an einer der Einheiten der Staatlichen Archive sorgfältig vorher zu planen. Wenn sie sich für Ahnenforschung interessieren, können Sie in der Abteilung für Genealogie wertvolle Auskünfte finden. Sie sollten ausreichend Zeit für die Untersuchung ansetzen, denn die meisten Archivuntersuchungen dauern mehr als 3 bis 4 Stunden.
Das dänische Archivgesetz legt fest, wie alt die Archivalien sein müssen, um unbeschränkt zugänglich zu sein. Wenn die Archivalien, die Sie benutzen möchten, noch nicht zugänglich sind, dann können Sie einen Antrag auf Einsicht an die betreffende Archiveinheit richten.
10 Jahre: Beerdigungseinträge in den Kirchenbüchern.
20 Jahre: Akten, die nicht unter anderen Gesetzesauflagen stehen.
50 Jahre: Tauf-, Konfirmations- und Heiratseinträge in den Kirchenbüchern.
75 Jahre: Erbschaftsteilungen, vertrauliche Informationen über Personen, Adoption, Trennung, Selbstmord, Kriminalität usw.
Verlängerte Schutzfrist: z.B. Akten betr. die nationale Sicherheit.
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