Die wichtigste Aufgabe der Staatlichen Archive ist, historische Quellen zu sammeln, aufzubewahren und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Die Lesesäle der staatlichen Archive sind offen für alle Besucher, die Archivalien, Kirchenbücher, Volkszählungen, Erbteilungsprotokolle und andere einmalige Dokumente, Register und Akten benutzen möchten. Fast 100.000 Gäste besuchen jedes Jahr einen der sechs Lesesäle. Viele sind auf der Spurensuche nach ihren Vorfahren; andere interessieren sich für Stadt-, Orts- oder Regionalgeschichte, und andere sind Forscher und Studenten, die an ihren Forschungsprojekten oder Aufgaben arbeiten.
Das Archivgut der öffentlichen Verwaltung bildet den größten Teil des verwahrten Materials. Die Staatlichen Archive sichern, dass die Verwaltungsbehörden ihre Akten in einer für die zukünftigen Archivbenutzer - und nicht zuletzt für die Verwaltung selbst - nutzbaren Form ordnen und abliefern.
Die Staatlichen Archive sind der Sammelbegriff für das Reichsarchiv, die drei Landesarchive in Viborg, Apenrade und Odense, das Wirtschaftsarchiv und das dänische Datenbankarchiv. Der Reichsarchivar ist Direktor des Reichsarchivs und Leiter der Staatlichen Archive.
Die Landesarchive bewahren Archivalien auf, die von der Verwaltung und den Behörden der Region geschaffen sind, z.B. Gerichte, Polizei, Regionalverwaltung und viele örtliche Verwaltungen. Östlich vom Grossen Belt sind diese Archivalien im Reichsarchiv zu finde. Die Archivalien der zentralen Staatsverwaltung, wie z.B. die Ministerien, werden im Reichsarchiv aufbewahrt. Das Wirtschaftsarchiv bewahrt Archivalien von Industrie, Handel, Handwerk und Wirtschaftsorganisationen. Das dänische Datenbankarchiv bewahrt elektronische Forschungsdaten in den Bereichen der Medizin, Sozialwissenschaft und Geschichte.
Heute werden Archivalien aus Papier durch elektronische Archivalien ersetzt. Elektronische Aktensysteme sind schon seit vielen Jahren in der öffentlichen Verwaltung, der Wirtschaft und der Organisationen üblich, und heute sind fast alle von Papier zu elektronischen Aktensystemen übergegangen. Dies bedeutet neue Aufgaben und Herausforderungen für die Staatlichen Archive. Diese Herausforderung wird in enger Zusammenarbeit mit der Verwaltung, der IT-Industrie und den Archiven in anderen Ländern angefasst.
Nicht alles kann für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Eine wichtige Aufgabe der Staatlichen Archive ist zu beurteilen und zu entscheiden, welche Archivalien bewahrt werden sollen und welche nicht.
In den meisten Fällen werden Archivalien der Staatlichen Verwaltung an die Staatlichen Archive abgeliefert, bevor sie 30 Jahre alt sind. Regionale und örtliche Verwaltungsorgane, z.B. Krankenhäuser, Gymnasien und Altersheime, sind nicht verpflichtet, ihre Archivalien abzuliefern, aber sie können gegen Bezahlung dies tun. Die Staatlichen Archive nehmen auch Privatnachlässe und Archivalien von privaten Organisationen und Vereinen entgegen.
Um die meistbenutzten Archivalien (wie Kirchenbücher und Volkszählungen) vor Abnutzung zu bewahren, werden diese in dem Center für Mikroverfilmung, eine Einheit der Staatlichen Archive, auf Mikrofilm und Mikrofiche aufgenommen. Mikrofiche von Kirchenbüchern und Volkszählungen des ganzen Landes sind in allen Lesesälen der Staatlichen Archive zugänglich.
Die Staatlichen Archive schaffen einen Raum für die Geschichtsinteressierten. Jedes Jahr werden mehr als 250.000 Archivpakete, Register usw. aus den Magazinen zur Auswertung für unsere Besucher in die Lesesäle gebracht, und wir bemühen uns, die Bestände zu erschliessen. Einige unserer Mitarbeiter haben Forschungsaufgaben: Regional- und Verwaltungsgeschichte, Handels-, Schifffahrts- und Technologiegeschichte sind nur einige der Forschungsthemen. Die Forschung baut auf den Archivbeständen, und die Forschungsresultate werden in wissenschaftlichen und populär gefassten Büchern, Zeitschriftsartikeln, Zeitungen, Vorträgen und in Interviews in Funk und Fernsehen publiziert.
Die Staatlichen Archive und ihre Bestände sind sehr aktive Akteure des dänischen Kulturlebens: Akten aus unseren Beständen werden in Dokumentarfilmen verwendet oder in Museen ausgestellt. Es ist unsere Ambition, nicht nur Archivalien einzusammeln und aufzubewahren, sondern auch das umfassende, gespeicherte Wissen über die Menschen der Vergangenheit und ihr Leben den Menschen von heute zu präsentieren und lebendig zu machen.
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