Schriftliche Genehmigung zur Benutzung von Beständen, die nicht unmittelbar zugänglich sind. Amtliche Archive haben nach dem dänischen Archivgesetz eine Schutzfrist von 20 Jahren. Bei Personendaten beträgt die Schutzfrist 75 Jahre. Es ist in diesen Fällen erforderlich, einen Antrag auf Einsichtsgenehmigung einzureichen. Ansonsten ist dies nicht erforderlich. Für Archivalien, die die staatliche Sicherheit betreffen, bestehen spezielle Fristen. Wenn Sie eine Einsichtsgenehmigung bekommen haben, müssen Sie das betreffende Aktenzeichen (Journalnummer) der Genehmigung in Ihrer Bestellung anführen.
Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Informationen. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. „Archivalienart" bezeichnet die Art von elektronischem Archivsystem, um das es sich handelt.
Ein elektronisches Archivsystem kann den Staatlichen Archiven in mehreren, verschiedenen Versionen überliefert sein. Zum Beispiel kann die erste Archivierungsversion eines elektronischen Archivierungssystems Daten mit einer Laufzeit von 1995 bis 1999 haben, die zweite dann aber Daten mit einer Laufzeit von 1995 bis 2004.
Die Staatlichen Archive Dänemarks (Statens Arkiver) bestehen aus 6 Institutionen: Rigsarkivet (Reichsarchiv, Kopenhagen), Landsarkivet for Fyn (Landesarchiv für Fünen, Odense), Landsarkivet for Nørrejylland (Landesarchiv für Nord-Jütland, Viborg), Landsarkivet for Sønderjylland (Landesarchiv für Nordschleswig, Apenrade), Dansk Data Arkiv (Dänisches Datenbankarchiv, Odense) und Erhvervsarkivet (Wirtschaftsarchiv, Århus).
Das Amt oder die Behörde, der Betrieb, der Verein oder die Person, die einen Archivbestand bzw. Nachlass geschaffen hat.
Organisatorische Einheit, die Teil einer übergeordneten Behörde ist und dieser unterstellt ist. Zum Beispiel ein Büro in einem Ministerium.
Provisorisch eingesetzte ad hoc Ausschüsse, Untersuchungskommissionen usw., die keiner übergeordneten Behörde unterstellt sind.
Eine logisch zusammenhängende Reihe von Archivalien. Eine Archivserie kann sowohl sehr klein (z.B. ein Register in einem Rechnungsprotokoll) oder sehr umfangreich (z.B. 30 Meter Aktensachen) sein.
Jeder Archivschöpfer bekommt von den staatlichen Archiven seine eigene Nummer. Sie wird auch als Provenienznummer bezeichnet.
In Archivserien können mehrere Datierungen angeführt sein. Zum Beispiel kann entweder die Laufzeit der Archivserie oder die Laufzeit der darin enthaltenen Archivalien angegeben sein. Die Archivserie kann aus Dokumenten bestehen, die älter als die Archivsserie selbst sind.
Es können mehrere Exemplare derselben Archivserie existieren, z.B. die originalen Exemplare aus Papier und eine Kopie auf Mikrofilm.
Archivalien, wo Daten in einer Datenbank geschaffen und gespeichert sind, z.B. eine elektronische Akte oder ein elektronisches Register (Zentrales Personen Register - CPR - u.ä.)
Abkürzung für Elektronisches Aktensachen- und Dokumenten-Benutzungs System. Ein Datenbanksystem, wo sowohl Akteninhalt als auch Aktensachen in einer Datenbank geschaffen und gespeichert sind.
Bestellung von Archivalien zur Benutzung in einem Lesesaal einer anderen staatlichen Archivinstitution als im Lesesaal der aufbewahrende Institution.
Ein Archivpaket, Karteikarton, Protokoll usw., das Teil einer Archivserie ist.
Namen von Archivschöpfern oder Archivserien können verschiedenen Status haben:
Offizieller Name: Der Name, der im z.B. Hof- & Staatskalender, im Kommunalhandbuch, im Geburtsattest usw. angegeben ist, z.B. Dänische Staatsbahn.
Rufname: Inoffizieller Name, der im alltäglichen Sprachgebrauch benutzt wird, z.B. "die Staatsbahn".
Abkürzung: Abkürzung eines offiziellen Namens oder Rufnamens, z.B. DSB (Dänische Staatsbahn)
Jeder Archivschöpfer bekommt von den staatlichen Archiven seine eigene Nummer. Sie wird auch als Archivnummer bezeichnet.
Hinweis auf ältere Findbücher und Register.
